Personvernerklæring

Behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles gjennom Voximates tjenester er:

Voximate AS · Org.nr. 935239214 · Norge E-post: kontakt@voximate.no

Som et norsk selskap som opererer innenfor EØS er Voximate underlagt GDPR og behandler alle personopplysninger i samsvar med gjeldende personvernlovgivning.

Når en virksomhet bruker Voximate til å drive sine egne agenter, er virksomheten behandlingsansvarlig for samtalene med sine kunder, og Voximate er databehandler. Se punkt 2 på GDPR-siden vår.

Voximate kjører på infrastruktur vi drifter selv. Vi er ikke bygget på en hyperskala-sky, og kundesamtaler går ikke gjennom en.

Ett sted: All plattformdata — databasen, objektlagringen, nøkkelhvelvet, meldingsbussen og tale-til-tekst-motoren — kjører på dedikert maskinvare i Helsinki, Finland (Hetzner, sone hel1-dc2). Finland er et EU-land, så disse dataene forlater aldri EU under normal drift.

Tale-til-tekst skjer internt: Lyd transkriberes av en Whisper-modell som kjører på samme server. For agenter satt opp slik sendes innringerens stemme aldri til en ekstern transkripsjonstjeneste i det hele tatt.

Vi holder nøklene: Alle legitimasjoner oppbevares i et selvdriftet HashiCorp Vault, avgrenset per kunde. Ingen tredjepart administrerer databasen eller lagringen vår.

Unntakene er AI-språkmodellen, talesyntesen, telefonien og kanalene en virksomhet selv velger å koble til. De er navngitt i punkt 8.

Vi samler inn følgende kategorier personopplysninger:

Kontoinformasjon: Navn, e-postadresse, firmanavn og faktureringsinformasjon når du oppretter en konto eller abonnerer.

Google-kontoinformasjon: Hvis du logger inn med Google, e-postadressen og Google-kontoidentifikatoren beskrevet i punkt 4.

Bruksdata: Loggdata, IP-adresser, nettlesertype og enhetsinformasjon knyttet til hvordan du bruker plattformen.

Tale- og samtaledata: Lyd, tale-til-tekst-transkripsjoner og samtalemetadata (varighet, tidspunkt, telefonnumre) når du bruker våre AI-taleagenter, avhengig av oppsettet ditt.

Chat- og meldingsdata: Teksten i meldinger utvekslet mellom en AI-agent og en person på en tilkoblet kanal (nettpratboble, SMS, Instagram), sammen med avsenderidentifikatoren kanalen oppgir og tidsstempler.

Kommunikasjonsdata: Innholdet i meldinger, e-poster eller supporthenvendelser du sender oss.

Voximate tilbyr «Fortsett med Google» som et alternativ til innlogging med e-post og passord. Dette punktet beskriver nøyaktig hvilke Google-brukerdata det innebærer, slik Google API Services User Data Policy krever.

Hva vi ber Google om: To tilganger og ingen andre — `openid` og `email`. Vi ber ikke om tilgang til Gmail, Drive, Kalender, Kontakter eller profilbildet ditt for å logge deg inn.

Hva vi mottar: Et signert identitetstoken som inneholder Google-kontoens e-postadresse, et felt som sier om Google har bekreftet adressen, og en stabil Google-kontoidentifikator (`sub`). Vi avviser innloggingen hvis Google ikke har bekreftet adressen.

Hvordan vi bruker det: Kun til å finne den eksisterende Voximate-brukeren som matcher e-postadressen, og starte en økt. Det er hele formålet.

Hva vi lagrer: Ingenting nytt. E-postadressen ligger allerede på Voximate-kontoen du logger inn på. Vi lagrer i dag ikke Google-kontoidentifikatoren, og vi lagrer ingen Google-tilgangs- eller oppdateringstoken fra innloggingen.

Vi oppretter ikke kontoer: Hvis e-postadressen ikke har en Voximate-bruker, avvises innloggingen. Innlogging med Google kan ikke i seg selv gi noen tilgang til en arbeidsplass.

Hvem vi deler med: Ingen. E-postadressen deles ikke, selges ikke, overføres ikke til annonsører eller datameglere, og brukes ikke til profilering, til å trene AI-modeller eller til annonsering.

Tilbakekalle tilgang: Fjern Voximate på myaccount.google.com/permissions. Voximate-kontoen din og passordinnloggingen påvirkes ikke.

Uavhengig av innlogging kan en virksomhet koble til sin egen Google-konto slik at en AI-agent kan handle på dens vegne — for eksempel sende en bekreftelse på e-post eller føre en avtale inn i en kalender. Dette er valgfritt, initieres av virksomheten selv, og er aldri på som standard.

Hva som bes om, og kun ved tilkobling: Tillatelse til å sende e-post på kontoens vegne (`gmail.send`), lese og skrive kalendere (`calendar`), og lese og skrive regneark kontoen har tilgang til (`spreadsheets`).

Hvorfor hver enkelt trengs: `gmail.send` for at en agent skal kunne sende en bekreftelse eller et sammendrag fra virksomhetens egen adresse; `calendar` for at en agent skal kunne sjekke ledig tid og booke, flytte eller avlyse en avtale underveis i samtalen; `spreadsheets` for at en agent skal kunne føre inn et lead eller lese en prisliste virksomheten har i Sheets. Hver tilgang brukes kun til automatiseringen virksomheten selv har satt opp.

Hva vi ikke gjør: Vi leser ikke innboksen — `gmail.send` gir ingen mulighet til å lese e-post. Vi blar ikke i Drive. Vi kopierer ikke kalendere eller regneark inn i vår egen database ut over den konkrete raden eller hendelsen en automatisering berører. Google Workspace-data brukes aldri til å trene AI-modeller, aldri til annonsering, og selges eller overføres aldri til en datamegler.

Hvor tokenene ligger: OAuth-tokenene oppbevares kryptert i vårt selvdriftede Vault i Finland, avgrenset til den ene virksomheten som ga dem, og skrives aldri til logger eller vises i dashbordet.

Begrenset bruk (Limited Use): Voximates bruk og overføring av informasjon mottatt fra Google API-er til andre applikasjoner følger Google API Services User Data Policy, inkludert kravene om begrenset bruk (Limited Use).

Koble fra: Fjern tilkoblingen under Integrasjoner i Voximate-dashbordet, eller tilbakekall Voximate på myaccount.google.com/permissions. De lagrede tokenene slettes og automatiseringene stopper.

En virksomhet som bruker Voximate kan koble til sin egen Instagram-bedriftskonto slik at en AI-agent svarer på meldinger sendt til kontoen. Dette punktet beskriver hva som skjer med dataene når funksjonen brukes.

Hvem er hvem: Virksomheten som kobler til kontoen er behandlingsansvarlig for samtalene med sine kunder. Voximate er databehandler på virksomhetens vegne. Meta Platforms Ireland Ltd. er selvstendig behandlingsansvarlig for selve Instagram-tjenesten.

Hva vi mottar fra Meta: Når en virksomhet kobler til Instagram, mottar vi et tilgangstoken for kontoen, kontoens Instagram-ID og brukernavn. Når noen sender kontoen en melding, videresender Meta meldingsteksten, avsenderens Instagram-avgrensede ID (en identifikator som er unik for virksomhetens konto og ikke kan brukes til å slå opp personen andre steder), en meldings-ID og et tidsstempel. Vi mottar ikke avsenderens navn, profil, følgerliste eller noe innhold ut over meldingene sendt til den tilkoblede kontoen.

Hvordan vi bruker det: Utelukkende til å generere og sende et svar fra AI-agenten virksomheten har valgt, og til å vise virksomheten samtalen i dashbordet. På første melding i hver samtale opplyser agenten om at svaret er automatisert. Vi bruker ikke Instagram-meldinger til annonsering, profilering eller til å trene AI-modeller, og vi sender aldri meldinger utenfor samtalen personen selv startet.

Hvor det lagres: Meldingstekst og samtalemetadata lagres i Voximates egen database i Finland, isolert per virksomhet. Instagram-tilgangstokenet lagres kryptert i et nøkkelhvelv og skrives aldri til logger eller vises i dashbordet. Virksomheten kan kun se og slette samtalene til sin egen konto.

Hvem det deles med: Ingen, bortsett fra underleverandørene som trengs for å produsere svaret, listet i punkt 8 (AI-modellleverandøren virksomheten har valgt mottar meldingsteksten for å generere svaret). Vi selger eller utleverer ikke Instagram-data.

Lagringstid: Samtaler beholdes så lenge virksomheten har sin Voximate-konto, med mindre virksomheten sletter dem tidligere. Tilgangstokenet slettes i det øyeblikket virksomheten kobler fra Instagram i dashbordet, tilbakekaller Voximate i Instagram-innstillingene sine, eller fjerner kontoen.

Sletting: Å fjerne Voximate fra Instagram (Instagram › Innstillinger › Apper og nettsteder) utløser Metas slettings-callback. Vi sletter da tilgangstokenet og tilkoblingen umiddelbart og returnerer en bekreftelseskode. Se voximate.no/data-deletion for fullstendig fremgangsmåte.

Vi behandler personopplysninger for følgende formål og på følgende grunnlag etter GDPR:

Levering av tjenesten (art. 6(1)(b)): For å oppfylle avtalen med deg, inkludert kontoadministrasjon, innlogging, fakturering og teknisk støtte.

Berettiget interesse (art. 6(1)(f)): For å forbedre tjenestene, forebygge svindel, ivareta nettverkssikkerhet og sende tjenestemeldinger.

Rettslig forpliktelse (art. 6(1)(c)): For å overholde gjeldende lov, inkludert skatte- og regnskapskrav.

Samtykke (art. 6(1)(a)): Der du har gitt uttrykkelig samtykke, for eksempel til å motta markedsføring. Samtykke kan trekkes tilbake når som helst.

Voximate selger ikke personopplysninger. Vi bruker følgende underleverandører, og ingen andre. Hvilke av dem som ser en gitt samtale avhenger av hvordan virksomheten har satt opp agenten sin.

Hetzner Online GmbH (Tyskland; servere i Helsinki, Finland) — den dedikerte maskinvaren plattformen kjører på. Hetzner leverer maskinen og nettet; de administrerer ikke programvaren vår og har ikke tilgang til dataene.

Tale-til-tekst — utføres internt av en Whisper-modell på vår egen server. Der en virksomhet i stedet velger Deepgram Inc. (USA), sendes lyd til Deepgram under databehandleravtale og EUs standard personvernbestemmelser.

AI-språkmodeller — for å generere et svar sendes transkripsjonen eller meldingsteksten til leverandøren valgt for agenten: OpenAI (USA), Anthropic (USA) eller Google (Gemini / Vertex AI, EU-regionen europe-north1). Alle er bundet av databehandleravtale og av API-vilkår som sier at dataene ikke brukes til å trene modellene deres.

Talesyntese — ElevenLabs (USA) gjør svarteksten om til tale.

Telefoni — Telia Norge AS og Phonero AS (Norge) frakter samtalene over en kryptert SIP-trunk.

Instagram-meldinger — Meta Platforms Ireland Ltd. (Irland) leverer meldinger til oss og svarene våre til avsenderen.

Google Workspace-API-er — Google Ireland Ltd. / Google LLC, kun for integrasjonene en virksomhet uttrykkelig har koblet til (punkt 5).

Transaksjonell e-post — Resend (USA) leverer konto-e-poster som adressebekreftelse.

Betaling — ingen betalingsleverandør er aktiv. Vi tar i dag ikke kortbetaling gjennom plattformen, og ingen kortdata samles inn. Dette punktet oppdateres før det endres.

En oppdatert liste over underleverandører, med kategoriene data hver enkelt mottar, fås ved henvendelse til kontakt@voximate.no.

All Voximate-infrastruktur og alle lagrede data ligger i Finland, innenfor EU. Ingen kundedata lagres utenfor EU.

Enkelte underleverandører nevnt i punkt 8 er etablert i USA. Der personopplysninger overføres til dem, er overføringen dekket av EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser (SCC) sammen med de tekniske tiltakene beskrevet i punkt 13, og, der leverandøren er sertifisert, av EU–US Data Privacy Framework.

En virksomhet som ønsker at all behandling skal skje innenfor EU, kan oppnå det ved å velge den interne tale-til-tekst-motoren og en Google Vertex AI-modell i EU-regionen. Begge deler støttes.

Kontodata: Beholdes så lenge abonnementet varer, og i 3 år deretter av hensyn til lov- og regnskapskrav.

Samtaler, transkripsjoner og meldinger: Beholdes så lenge kontoen finnes, med mindre de slettes tidligere av virksomheten eller av oss på dens forespørsel. Vi kjører i dag ingen automatisk slettejobb, så en samtale fjernes ikke bare fordi den er gammel. Lagringstid per agent med automatisk sletting er under utvikling; dette punktet oppdateres når det er i drift, og endringen varsles før den trer i kraft.

Samtaleopptak: Lydopptak er ikke aktivert på produksjonsplattformen i dag. Der det aktiveres senere, vil det være opt-in per agent, med egen lagringstid og samtykkehåndtering.

Bruksloggene: Beholdes i inntil 12 måneder for sikkerhet og driftsovervåking.

En virksomhet kan når som helst be oss slette en bestemt innringers data, et datoområde eller hele kontoen; se punkt 12. Når data ikke lenger er nødvendige, slettes eller anonymiseres de på en sikker måte.

Som registrert har du følgende rettigheter:

Rett til innsyn (art. 15): Be om en kopi av personopplysningene vi har om deg.

Rett til retting (art. 16): Be om retting av uriktige eller ufullstendige opplysninger.

Rett til sletting (art. 17): Be om sletting der det ikke finnes en overordnet rettslig grunn til å beholde dataene.

Rett til begrensning (art. 18): Be om at vi begrenser behandlingen i visse tilfeller.

Rett til dataportabilitet (art. 20): Be om dataene dine i et strukturert, maskinlesbart format.

Rett til å protestere (art. 21): Protestere mot behandling basert på berettiget interesse, inkludert direkte markedsføring.

Rett til å trekke samtykke: Trekke samtykke når som helst der behandlingen bygger på samtykke.

For å utøve disse rettighetene, kontakt oss på kontakt@voximate.no. Vi svarer innen 30 dager. Har du snakket med en AI-agent som tilhører en av våre kunder, er den virksomheten behandlingsansvarlig — vi videreformidler enten forespørselen din til dem eller handler på deres instruks, og vi forteller deg hvilket. Du kan også klage til Datatilsynet på www.datatilsynet.no.

Fullstendig fremgangsmåte, også for Instagram og Google, finnes på voximate.no/data-deletion.

I dashbordet: Koble fra en kanal under Integrasjoner, som sletter tilgangstokenet umiddelbart. Slett en agent, som fjerner oppsettet og tilkoblingene.

Per e-post: Skriv til kontakt@voximate.no for å slette en bestemt samtale, alle data for et gitt telefonnummer eller en Instagram-avsender, et datoområde, eller hele kontoen. Vi gjennomfører innen 30 dager og bekrefter skriftlig.

Ved å tilbakekalle hos leverandøren: Å fjerne Voximate i Google-kontoinnstillingene eller Instagram-appinnstillingene tilbakekaller tilgangen vår og utløser sletting av de lagrede tokenene.

Vi gjennomfører egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger:

• TLS 1.2+ på all trafikk, også SIP-trunken for telefoni • Alle legitimasjoner i et selvdriftet HashiCorp Vault, avgrenset per kunde, aldri i kildekoden • Databasetvunget kundeisolasjon: PostgreSQL row-level security er påtvunget på hver tabell med kundedata, slik at en spørring ikke kan nå en annen kundes rader selv om applikasjonskoden skulle være feil • Kortlevde signerte tilgangstokener (15 minutter) med roterende oppdateringstokener • Rollebasert tilgangskontroll og databaseroller med minste nødvendige rettigheter • Dedikert maskinvare vi drifter selv, ikke delt skykapasitet • Revisjonslogging av tilgang til personopplysninger

Tofaktorautentisering for innlogging i dashbordet er ikke tilgjengelig ennå; det står på veikartet. Innlogging med Google arver den totrinnsbekreftelsen du har slått på hos Google.

Ingen systemer er fullstendig sikre. Tror du at du har funnet en sårbarhet, skriv til kontakt@voximate.no.

Strengt nødvendige kapsler: Påkrevd for innlogging og grunnleggende funksjonalitet. Disse holder økttokenet ditt og, kortvarig, en tilfeldig verdi som beskytter mot forfalskede forespørsler under Google-innlogging. Disse krever ikke samtykke.

Analyse: Vi bruker ikke informasjonskapsler for annonsering eller sporing på tvers av nettsteder.

Du kan styre informasjonskapsler i nettleserinnstillingene. Slår du av de strengt nødvendige, vil du ikke kunne logge inn.

Voximate er et verktøy for virksomheter og retter seg ikke mot barn. Vi oppretter ikke bevisst kontoer for personer under 18 år. Mottar en AI-agent som tilhører en av våre kunder en melding fra et barn, er kunden behandlingsansvarlig for den samtalen og ansvarlig for å håndtere den lovlig.

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen fra tid til annen. Vesentlige endringer varsles på e-post eller med en melding i plattformen. Datoen øverst på siden viser når den sist ble oppdatert.

Fortsatt bruk av tjenestene etter at endringene trer i kraft innebærer aksept av den oppdaterte erklæringen.

For personvernspørsmål, innsynsbegjæringer eller klager:

Voximate AS Org.nr. 935239214 kontakt@voximate.no

Vi tilstreber å svare på alle henvendelser innen 2 virkedager.